Depuis le 2 août 2026, une entreprise qui utilise un outil de transcription IA doit respecter les règles de transparence de l’AI Act quand elles s’appliquent à son outil, prendre des mesures de formation à l’IA et s’interdire d’analyser les émotions de ses salariés. Les exigences lourdes sur les systèmes à haut risque sont reportées au 2 décembre 2027. Un outil qui se contente de transformer la parole en texte ne figure pas, en soi, parmi les usages à haut risque.
L’essentiel tient en cinq points :
- Date clé : l’AI Act est applicable de façon générale depuis le 2 août 2026, sanctions comprises.
- Report : seules les exigences sur les systèmes à haut risque de l’annexe III sont décalées, au 2 décembre 2027.
- Votre rôle : si vous utilisez un outil d’IA dans votre activité, vous êtes un « déployeur ».
- Ligne rouge : déduire les émotions des salariés par IA est interdit depuis le 2 février 2025, sauf motif médical ou de sécurité.
- Hébergement : il relève surtout du RGPD, mais il pèse dans le choix d’un outil.
AI Act : les obligations des entreprises depuis le 2 août 2026
Le règlement (UE) 2024/1689 s’applique par étapes. Un second texte, le règlement (UE) 2026/1744, dit « omnibus numérique IA », est entré en vigueur le 27 juillet 2026, selon la Commission européenne. Il a déplacé les dates du haut risque. Il n’a pas reporté « tout l’AI Act ».
Depuis le 2 août 2026, trois blocs sont bien applicables, d’après l’analyse de Données Personnelles :
- les obligations de transparence de l’article 50 ;
- le régime de sanctions ;
- les pouvoirs de surveillance du marché.
| Date | Ce qui s’applique |
|---|---|
| 2 février 2025 | Pratiques interdites (dont l’analyse des émotions au travail) et obligation de littératie IA |
| 2 août 2025 | Obligations sur les modèles d’IA à usage général |
| 2 août 2026 | Application générale : transparence (article 50), sanctions, surveillance du marché |
| 2 décembre 2026 | Marquage lisible par machine pour les systèmes générateurs déjà commercialisés avant le 2 août 2026, et deux nouvelles interdictions (dénudage par IA, contenus d’abus sexuels sur mineurs) |
| 2 décembre 2027 | Exigences sur les systèmes à haut risque de l’annexe III (recrutement, RH, crédit, éducation) |
| 2 août 2028 | Systèmes à haut risque intégrés à des produits réglementés (annexe I) |
Le texte du règlement modificatif est disponible au Journal officiel de l’Union européenne. Le report concerne les dates, pas le contenu des exigences du haut risque, qui restent les mêmes.
Une entreprise qui utilise un outil de transcription est-elle concernée ?
Oui, dès qu’elle l’utilise dans son activité professionnelle. L’AI Act vise les fournisseurs, mais aussi les déployeurs : toute personne qui utilise un système d’IA sous sa propre autorité, hors usage personnel non professionnel, comme le rappelle Eurojuris.
Une PME qui active le compte rendu automatique dans ses réunions est donc déployeur. L’éditeur de l’outil, lui, porte d’autres obligations. Leur intensité dépend du rôle de chacun et du niveau de risque du système.
Un outil de transcription est-il un système à haut risque ?
Le haut risque se définit par l’usage, pas par la technologie. L’annexe III vise notamment les outils de recrutement, de scoring ou de gestion des ressources humaines, selon le cabinet Quantic Avocats.
Un outil qui transcrit la parole ne trie et ne note personne. Sur ce seul critère, il n’entre pas dans ces catégories. La situation change si on lui ajoute un scoring de candidats, une présélection ou une évaluation automatique. Les exigences de l’annexe III s’appliqueront alors à partir du 2 décembre 2027. Pour les entretiens d’embauche, notre guide détaille la transcription IA en entretien de recrutement.
Transparence : ce que l’article 50 change pour la transcription
L’article 50 couvre quatre situations :
- une IA conçue pour interagir avec des personnes, comme un chatbot, doit signaler qu’elle est une IA (alinéa 1) ;
- les systèmes qui génèrent du contenu synthétique (audio, image, vidéo, texte) doivent marquer leurs sorties dans un format lisible par machine (alinéa 2) ;
- les déployeurs d’un système de reconnaissance des émotions informent les personnes exposées (alinéa 3) ;
- les deepfakes, et certains textes publiés pour informer le public, doivent être signalés (alinéa 4).
Pour la transcription, c’est l’alinéa 2 qu’il faut examiner. Il exclut les systèmes qui remplissent une fonction d’assistance à l’édition standard, ou qui ne modifient pas substantiellement les données d’entrée ni leur sémantique. Une transcription fidèle de la parole relève plutôt de cette logique. Un résumé généré par IA reformule le contenu : à notre lecture, il se discute au cas par cas avec l’éditeur.
Cette obligation de marquage pèse d’abord sur le fournisseur de l’outil. Les systèmes déjà commercialisés avant le 2 août 2026 ont jusqu’au 2 décembre 2026 pour s’y conformer, précise Données Personnelles. L’entreprise utilisatrice, elle, pose simplement la question à son éditeur.
L’information des participants ne se limite pas à l’AI Act. Microsoft Teams, par exemple, affiche une notification à tous les participants quand la transcription démarre. Ce réflexe reste la bonne pratique, car une transcription traite des données personnelles.
Reconnaissance des émotions : la ligne rouge au travail
L’article 5 interdit d’utiliser un système d’IA pour déduire les émotions d’une personne sur son lieu de travail, sauf raison médicale ou de sécurité. Cette interdiction s’applique depuis le 2 février 2025.
Si un outil de réunion propose une analyse du sentiment ou du ton des participants, la prudence s’impose :
- vérifiez que cette fonction peut être désactivée ;
- demandez à l’éditeur une documentation écrite sur ce que fait réellement l’outil ;
- évitez de l’activer dans un contexte salarié.
En dehors du lieu de travail et de l’enseignement, un système de reconnaissance des émotions reste permis, mais il impose d’informer les personnes exposées (article 50, alinéa 3).
Formation des équipes et inventaire des usages
L’article 4 impose aux fournisseurs et aux déployeurs de prendre des mesures pour soutenir la littératie IA de leur personnel. Depuis le 27 juillet 2026, c’est une obligation de moyens : l’entreprise n’a pas à garantir un niveau précis pour chaque salarié, mais elle doit pouvoir montrer qu’elle a agi, d’après Données Personnelles. La Commission confirme que cette exigence a été simplifiée.
Le premier geste utile est de recenser les outils d’IA déjà présents. Ce registre n’est pas obligatoire à la lettre, mais Culture RH le recommande. Des fonctions d’IA sont parfois activées par défaut par l’éditeur, sans décision de l’entreprise. Les outils de transcription installés sans validation par les équipes sont un cas fréquent.
Sanctions et contrôle en France
Les plafonds d’amende, rappelés par Données Personnelles, sont les suivants :
- 35 millions d’euros ou 7 % du chiffre d’affaires mondial pour les pratiques interdites, comme l’analyse des émotions au travail ;
- 15 millions d’euros ou 3 % pour la plupart des autres manquements, dont la transparence ;
- pour les PME et les petites ETI, le plafond retenu est le plus faible des deux montants.
Côté contrôle, le schéma du Gouvernement répartit la surveillance entre une quinzaine d’autorités, dont la CNIL, la DGCCRF et l’Arcom. Sa base légale passe par le projet de loi DDADUE. Voté par le Sénat le 18 février 2026, il n’avait pas encore été examiné par l’Assemblée nationale au 4 septembre 2026, selon la même source. Vérifiez l’état du dossier avant toute décision, car il évolue.
AI Act, RGPD et hébergement des données
L’AI Act ne remplace pas le RGPD. Les deux cadres s’additionnent. Une transcription contient des voix, des noms et des propos : ce sont des données personnelles.
À notre lecture, les articles 4, 5 et 50 ne contiennent pas de règle de localisation des données. L’hébergement relève donc du RGPD et du choix de l’éditeur. Héberger en France ou dans l’Union européenne est un bon point de départ, mais il ne suffit pas : la loi applicable à l’éditeur compte aussi. Notre article sur l’hébergement des données de réunion détaille ce point.
À titre d’exemple, Gaia Scribe, l’outil de transcription édité par Gaia Cloud (l’éditeur de ce site), est hébergé en France.
Avant de choisir un outil, posez ces questions à l’éditeur :
- un accord de traitement des données (DPA) peut-il être signé ?
- quelle est la durée de conservation de l’audio et de la transcription ?
- les enregistrements servent-ils à entraîner des modèles ?
- les sauvegardes sont-elles hébergées dans la même zone que les données ?
- une analyse des émotions est-elle présente, et peut-elle être désactivée ?
Checklist de mise en conformité
- Lister les outils de transcription et de compte rendu IA utilisés, y compris ceux activés par défaut.
- Noter pour chacun l’usage : réunion interne, appel client, entretien RH.
- Vérifier l’absence de fonction d’analyse des émotions, ou la désactiver.
- Demander à l’éditeur sa position sur le marquage des contenus et l’hébergement.
- Documenter une politique de formation et d’usage de l’IA.
- Informer les participants avant toute transcription et fixer une durée de conservation.
FAQ : AI Act et transcription IA
Non. Seules les exigences sur les systèmes à haut risque sont décalées, au 2 décembre 2027 pour l’annexe III et au 2 août 2028 pour l’annexe I. La date générale du 2 août 2026, la transparence de l’article 50 et les sanctions s’appliquent.
Pas lorsqu’il se limite à transcrire la parole. Il peut y basculer s’il sert au recrutement ou à l’évaluation des salariés, par exemple avec un scoring ou une présélection automatique.
Non, pas sur le lieu de travail. L’article 5 interdit de déduire les émotions des salariés par IA, sauf raison médicale ou de sécurité. Cette règle s’applique depuis le 2 février 2025.
C’est la bonne pratique, et elle découle surtout du RGPD. L’AI Act impose une information dans des cas précis : interaction avec une IA, reconnaissance des émotions, contenus synthétiques. Les outils de visioconférence affichent en général une notification au démarrage.
À notre lecture des articles 4, 5 et 50, non. L’hébergement se juge au regard du RGPD et de la loi applicable à l’éditeur. Il reste un critère de choix important pour des échanges sensibles.
Sources consultées
- Commission européenne : AI Omnibus enters into force (27 juillet 2026)
- EUR-Lex : règlement (UE) 2026/1744
- AI Act, article 50 (traduction automatique, texte officiel sur EUR-Lex)
- AI Act, article 5 (traduction automatique, texte officiel sur EUR-Lex)
- Données Personnelles : Omnibus IA, le nouveau calendrier de l’AI Act
- Quantic Avocats : calendrier des obligations haut risque
- Culture RH : les obligations des entreprises à compter du 2 août 2026
- Eurojuris : AI Act, quels changements pour les entreprises ?
- Éditions Tissot : l’IA Act et les obligations des entreprises
- Microsoft : transcriptions en direct dans Teams
Cet article donne une information générale et ne remplace pas l’avis d’un juriste. Les textes et leur application évoluent : vérifiez les dates avant toute décision.
